La sostituzione del RUP originario: quando, come e con quali effetti

L’articolo 15 del Dlgs. 36/2023 configura il RUP come unico referente del progetto, da designarsi nel primo atto di avvio dell’intervento pubblico e destinato a seguire l’intero ciclo di vita del contratto, dalla programmazione fino alla esecuzione. E, una volta designato, l’incarico non può essere rifiutato. Tuttavia, la pratica amministrativa dimostra come la modifica del RUP possa divenire necessaria o inevitabile, sia per ragioni oggettive (morte, trasferimento, quiescenza, cessazione del comando), sia per ragioni di opportunità amministrativa (conflitto di interessi, riorganizzazione degli uffici, redistribuzione degli incarichi).

Inoltre, l’esigenza di sostituire il RUP originario può emergere anche dopo la conclusione dell’esecuzione, ad esempio in occasione della richiesta di emissione del Certificato di esecuzione lavori (CEL), di competenza del RUP.

La sostituzione del RUP, dunque, non è un’anomalia o un evento patologico, ma va visto come un fatto fisiologico che, se correttamente motivato, formalizzato e gestito, garantisce la continuità dell’azione amministrativa, preserva la validità degli atti, tutela il buon andamento dell’amministrazione, senza sacrificare l’affidamento dei terzi.

Analizziamolo insieme.

 

Il mancato possesso dei requisiti di professionalità richiesti per la nomina determina l’obbligo di sostituire il RUP?

Alla luce della disciplina dettata dall’articolo 15 del Codice e dal suo Allegato I.2, il ruolo di RUP deve essere attribuito, in via ordinaria, a un soggetto in possesso dei requisiti e delle competenze professionali previste dall’Allegato I.2 (articolo 15, comma 2).

La stessa disposizione, tuttavia, va interpretata in modo sistematico e non meramente formalistico.

Il Codice, infatti, non configura il possesso dei requisiti come un presupposto rigido e inderogabile della validità della nomina o degli atti compiuti dal soggetto designato, ma come criterio preferenziale e regola ordinaria, temperata da una serie di meccanismi di flessibilità organizzativa volti a garantire, in ogni caso, la continuità dell’azione amministrativa e la realizzazione dell’intervento pubblico.

In tale prospettiva, è significativo l’articolo 2, comma 3, dell’Allegato I.2, il quale consente espressamente alla stazione appaltante, nei casi diversi dai divieti soggettivi, di individuare quale RUP anche un dipendente non pienamente in possesso dei requisiti prescritti, imponendo però l’obbligo di affiancare al RUP una struttura di supporto o soggetti dotati delle competenze mancanti, interni o esterni all’amministrazione.

Tale previsione trova ulteriore fondamento nell’articolo 15, comma 6, del Codice, che legittima l’istituzione di strutture di supporto e il conferimento di incarichi di assistenza al RUP entro limiti finanziari predeterminati.

Coerentemente con questo impianto, d’altronde, l’articolo 15, comma 2, prevede altresì che, in caso di accertata carenza di personale interno in possesso dei requisiti di cui all’Allegato I.2, la stazione appaltante possa nominare il RUP tra i dipendenti di altre amministrazioni pubbliche, confermando che l’obiettivo primario del legislatore non è l’automatica sostituzione del RUP, bensì l’individuazione di soluzioni organizzative idonee a garantire competenza, responsabilità e corretto svolgimento delle funzioni.

Ne consegue che la carenza dei requisiti professionali del RUP non determina, di per sé, l’obbligo di sostituzione del soggetto nominato, purché la stazione appaltante assicuri, mediante adeguate misure di supporto, formazione e organizzazione, il pieno rispetto delle attività e delle responsabilità attribuite al RUP dall’articolo 15, comma 5, e dall’Allegato I.2.

Diversamente, resta ferma la necessità di procedere alla sostituzione del RUP nei casi in cui ricorrano divieti soggettivi o cause di incompatibilità espressamente previste dalla legge, quali quelli indicati dall’art. 2, comma 2, dell’Allegato I.2 o dall’art. 15, comma 8, del Codice. Anzi, in tali ipotesi, la nomina risulta giuridicamente preclusa e non può essere sanata attraverso strumenti di supporto o affiancamento.

 

In quali casi la sostituzione del RUP è invece doverosa o comunque opportuna?

La sostituzione del RUP è doverosa quando, successivamente alla sua designazione, ricorrono cause oggettive che rendono impossibile la prosecuzione dell’incarico, quali:

• cessazione del rapporto di lavoro;
• scadenza del comando;
• trasferimento ad altro ente;
• quiescenza o morte.

È invece opportuna e pienamente legittima quando risponde a esigenze organizzative o di buon andamento, ad esempio:

• riorganizzazione degli uffici;
• redistribuzione interna degli incarichi;
• prevenzione o gestione di un conflitto di interessi, anche solo potenziale.

In questi casi, come dimostrano prassi e giurisprudenza, è sufficiente che il provvedimento di sostituzione dia conto della motivazione organizzativa e individui il nuovo RUP in possesso di titoli ed esperienza adeguati, senza necessità di una motivazione rafforzata.

La sostituzione, quindi, non è una sanzione né un’ammissione di errore, ma uno strumento di governo dell’organizzazione amministrativa e degli eventi che possono riguardarla.

 

Qual è la sorte degli atti compiuti dal RUP originario in caso di sostituzione?

La sostituzione del RUP non produce effetti caducanti automatici sugli atti già adottati dal RUP originariamente designato, i quali restano validi ed efficaci, salvo che siano affetti da vizi propri e autonomamente rilevanti.

Il sistema delineato dal Codice esclude qualsiasi automatismo demolitorio collegato al mutamento della persona del RUP. La funzione del RUP, infatti, è inserita all’interno di un procedimento amministrativo unitario che fa capo alla stazione appaltante, la quale resta l’unico soggetto titolare della funzione pubblica esercitata. Ne consegue che gli atti adottati dal RUP devono essere valutati in base alla loro legittimità intrinseca, e non in ragione della successiva sostituzione del soggetto che li ha posti in essere.

La sostituzione del RUP, pertanto:

• non comporta la rinnovazione delle attività già svolte;
• non impone la reiterazione degli atti di gara o di esecuzione;
• non legittima un riesame generalizzato del procedimento.

Il nuovo RUP subentra nella gestione del procedimento nello stato di fatto e di diritto in cui esso si trova, assumendo la responsabilità per le attività successive e per gli atti ancora da adottare, nonché per le attività post-esecutive (quali, ad esempio, il rilascio del certificato di esecuzione dei lavori).

Eventuali contestazioni relative alla competenza o alla professionalità del RUP originario possono incidere sulla validità degli atti solo qualora sia dimostrato che:

• la carenza di competenze abbia determinato un vizio concreto degli atti;
• tale vizio abbia inciso sul corretto svolgimento della procedura o sull’esito della stessa.

In assenza di tali presupposti, gli atti restano pienamente efficaci e continuano a spiegare i loro effetti, nel rispetto dei principi di certezza del diritto, tutela dell’affidamento e continuità dell’azione amministrativa.

Anche quando la sostituzione interviene in una fase avanzata del procedimento o addirittura dopo la conclusione dell’esecuzione contrattuale, la stazione appaltante può legittimamente attribuire al nuovo RUP le attività residue, senza che ciò determini la necessità di ricostruire o “sanare” ex post l’intero iter procedimentale.

 

Come deve avvenire la presa in carico del nuovo RUP sul piano procedimentale e operativo?

Come per la designazione originaria, la presa in carico del nuovo RUP deve avvenire in modo formale, tracciabile, nonché coerente con lo stato della procedura.

Sul piano interno, dunque, è necessario un atto formale di sostituzione (determinazione o decreto), che:

• indichi e identifichi la procedura di affidamento interessata, il RUP uscente e quello subentrante e le motivazioni del cambio;
• precisi la decorrenza e lo stato della procedura interessata dal cambio RUP per le fasi residue.

Sul piano esterno:

• il nuovo RUP subentra nella titolarità delle funzioni, senza soluzione di continuità;
• non è richiesta una “rinnovazione” degli atti già validamente compiuti.

La presa in carico, dunque, non comporta una rivalutazione automatica delle attività pregresse, ma un’assunzione di responsabilità per il prosieguo del procedimento e per gli atti ancora da adottare.

 

Come si gestisce la sostituzione del RUP sui sistemi ANAC?

Una volta adottato l’atto con cui si provvede alla sostituzione del RUP originario, è necessario che questo sia gestito anche sulla piattaforma di approvvigionamento digitale (pad) con le modalità da questa richieste, nonché presso l’ANAC, le cui modalità operative variano in base al sistema di acquisizione del CIG nel seguente modo:

• se è stato acquisito con il Sistema Informativo Monitoraggio Gare (SIMOG), il RUP subentrante – che deve essere profilato per la stazione appaltante interessata – deve accedere al servizio ANAC (con le credenziali) e, cliccando su “Elenco CIG acquisiti”, può visualizzarne tutte le procedure, suddivise per i rispettivi RUP  (indicati con C.F. e nome). Cliccando su “Dettaglio” della procedura interessata dal subentro e, all’interno di esso, su “Visualizza altri dati”, compare la funzione “Presa in carico”, selezionata la quale, si registra il subentro;
• se è stato acquisito con lo SmartCIG, non esiste purtroppo una funzione analoga a quella vista sopra per il SIMOG, ma, come si legge nel documento ANAC contenente le “Indicazioni operative per l’emissione di un CEL”, è necessario rivolgersi al Contact Center dell’Autorità;
• per le procedure digitalizzate (piattaforme interoperabili), il subentro avviene accedendo alla Piattaforma Contratti Pubblici (PCP) ANAC e selezionando dal suo Menù la voce “Servizi”, che, al momento, gestisce solo la “Presa carico” (“Servizio che permette di prendere in carico una procedura della Stazione Appaltante selezionata con il ruolo di responsabile unico del progetto (RUP)”). Una volta entrato nel servizio e inserito il CIG della procedura da subentrare (in “Cerca”), il nuovo RUP la visualizza e, cliccando sui tre puntini, la prende in carico.

In tutti i casi, resta invariato il CIG: non è necessario acquisire un nuovo CIG.