Riforma del Testo unico edilizia, dopo le consultazioni del Mit: dematerializzazione e digitalizzazione, verso una gestione più efficiente e sostenibile

Per tali ragioni è fondamentale riformulare una nuova disciplina organica e strutturale, al fine di superare i nodi critici generati dalle sovrapposizioni degli ultimi anni.

La riforma deve essere affrontata con la partecipazione e la collaborazione di tutte le categorie professionali interessate, senza utilizzare la logica dell’emergenza, che ha partorito una normativa come il “Salva Casa”, non scevra di incertezze e criticità.

L’elenco dei temi prioritari

Il Ministero, nella sua nota, ha individuato 20 temi rilevanti che costituiranno la base di partenza per il riordino della riforma del Testo unico.

Gli stakeholders sono stati invitati a partecipare selezionando un numero massimo di tre argomenti in ordine di priorità.

Quelli che seguono sono i temi individuati: 

1. Inquadramento dei vincoli derivanti dalla disciplina statale in rapporto alle competenze regionali alla luce della riforma del titolo V;
2. Semplificazione normativa tra normativa primaria, secondaria e regionale;
3. Riordino e revisione delle tipologie di intervento edilizio (edilizia libera, manutenzione ordinaria, manutenzione straordinaria, restauro e risanamento conservativo, ristrutturazione edilizia, nuova costruzione, ristrutturazione urbanistica);
4. Revisione della disciplina della demo-ricostruzione tra la disciplina edilizia e urbanistica;
5. Razionalizzazione dei titoli abilitativi relativi a ciascuna delle tipologie di intervento edilizio;
6. Semplificazioni procedurali per il rilascio o la formazione dei titoli abilitativi (coordinamento tra diverse amministrazioni competenti, tempi del procedimento, esito del procedimento in relazione anche al silenzio assenso);
7. Definizione delle diverse tipologie di difformità (assenza titolo, totale difformità variazione essenziale parziale difformità e tolleranze);
8. Distinzione tra procedure e titoli abilitanti l’intervento ovvero in sanatoria;
9. Semplificazione della disciplina in materia di cambi di destinazione d’uso (fattispecie e procedimento) in relazione alle diverse tipologie di immobili e zone territoriali omogenee;
10. Stato legittimo immobiliare e relativi titoli legittimanti;
11. Individuazione di strutture di supporto ai Comuni nell’ambito dello svolgimento delle funzioni in materia edilizia;
12. Normative tecniche delle costruzioni;
13. Aggiornamento della disciplina in materia di costruzioni e coordinamento con la disciplina edilizia;
14. Coordinamento della disciplina edilizia e urbanistica;
15. Digitalizzazione delle procedure, istituzione dell’anagrafe e del fascicolo digitale delle costruzioni e interoperabilità delle banche dati;
16. Rigenerazione urbana;
17. Razionalizzazione della disciplina relativa alla gestione di immobili abusivi;
18. Semplificazione della disciplina delle sanzioni;
19. Razionalizzazione delle agevolazioni tributarie in caso di interventi abusivi;
20. Coordinamento normativo della disciplina del Testo unico con la disciplina secondaria sulle definizioni.

Digitalizzazione delle procedure, istituzione dell’anagrafe e del fascicolo digitale delle costruzioni e interoperabilità delle banche dati (Punto 15)

In risposta a questa iniziativa, tra le memorie inviate al MIT c’è anche quella dell’UNITEL, l’associazione che rappresenta i funzionari tecnici degli enti locali. Si è lavorato per elaborare un documento di sintesi, contenente una serie di proposte concrete per la definizione di un nuovo Testo Unico delle Costruzioni.

Ecco le priorità evidenziate dall’UNITEL in riferimento al tema n.15 indicato dal MIT nel suo elenco:

1. digitalizzazione e dematerializzazione fascicoli edilizi;
2. introduzione dei fascicoli del fabbricato digitali per gli edifici di nuova costruzione e/o esistenti;
3. introduzione di portali informatici unici nazionali per la gestione dei procedimenti amministrativi;
4. riduzione dei titoli abilitativi;
5. rapporti del testo unico delle costruzioni con il Codice dei beni culturali e del Paesaggio e con la sostenibilità energetica.

Digitalizzazione e dematerializzazione fascicoli edilizi

Origini e cause della criticità

Nell’articolo di questa settimana illustrerò la priorità numero 1 dell’UNITEL, attività necessaria e propedeutica per una effettiva riforma del testo unico dell’edilizia: la digitalizzazione e dematerializzazione dei fascicoli edilizi, principio cardine  che riteniamo essenziale per un effettivo cambio di marcia della macchina amministrativa

L’entrata in vigore dell’ormai famoso “superbonus 110”, nell’anno 2020, ha fatto emergere con chiara evidenza  l’inesistenza di una banca dati digitale edilizia nella maggior parte dei Comuni italiani.

Tale criticità è stata una delle cause dell’ imbarazzante “impasse”, fin dai primi momenti di applicazione del decreto emergenziale contenente la disciplina del superbonus 110. Infatti, l’elemento principale richiesto per accedere a tali agevolazioni era la verifica della conformità edilizia degli immobili, al fine di accedere in sicurezza ai benefici fiscali ivi previsti.

Tutto ciò si attuava tramite la procedura di accesso agli atti consistenti nella ricerca dei fascicoli edilizi, al fine della verifica dello stato legittimo dell’immobile, ex art. 9 bis comma 1 bis del Testo Unico. In questa fase si sono evidenziate le difficoltà da parte dell’ente comunale di reperire le informazioni presenti nei vecchi faldoni cartacei presenti nei polverosi archivi degli uffici tecnici comunali.

Proprio la difficoltà  di acquisire tali informazioni ha indotto il Governo (attraverso l’emanazione del decreto semplificazioni bis) nel 2021 a “glissare” sullo stato legittimo degli immobili italiani.

Per questi motivi, una revisione del testo unico delle costruzioni ha come esigenza primaria la digitalizzazione e la dematerializzazione di tutta la documentazione rintracciabile nelle pratiche edilizie in formato “cartaceo” presente negli archivi comunali da illo tempore.

Una banca dati di tale importanza è necessaria e indispensabile per le richieste dei fondi e delle agevolazioni fiscali, per stipulare mutui bancari, o per rogitare atti di compravendita immobiliare, o per valorizzare la propria abitazione.

Tale esigenza nasce anche da un recente dettato normativo, l’art. 9 bis comma 1 bis, che disciplina per la prima volta in Italia lo stato legittimo degli immobili necessario e indispensabile per la presentazione dei progetti edilizi e per la verifica della conformità dei fabbricati.

Digitalizzazione pratiche edilizie: i vantaggi

La digitalizzazione delle pratiche edilizie è un vantaggio sia per il settore pubblico che per quello privato. Una volta digitalizzato l’intero archivio fisico, si registrano notevoli miglioramenti in termini di qualità e ottimizzazione del lavoro.

I vantaggi della digitalizzazione delle pratiche edilizie sono davvero tanti. Basti pensare, ad esempio, alle pubbliche amministrazioni nelle quali è richiesta quotidianamente la consultazione di moduli e documenti in archivio e progetti di vario genere da parte di utenti e professionisti coinvolti nel processo partecipativo edilizio. Un archivio fisico, per quanto ordinato, è sempre soggetto a reali rischi (incendio, deterioramento, alluvione, smarrimento, ecc.).

L’archivio digitale delle pratiche edilizie è uno strumento che concretamente è in grado di semplificare la consultazione da parte dei cittadini, dei dipendenti comunali e di tutti quei professionisti che hanno la necessità di accedere agli atti delle pratiche edilizie direttamente online. Il risultato è un grande risparmio di tempo e di risorse.

La digitalizzazione del settore edilizio rappresenta un’importante opportunità per guadagnare competitività e flessibilità nell’erogazione dei servizi, con notevoli vantaggi:

• Accesso immediato alle informazioni: avere le proprie pratiche edilizie in formato digitale e non cartaceo consente di archiviare e gestire in modo centralizzato tutti i relativi documenti e le informazioni. Con un sistema digitale, è possibile accedere istantaneamente a planimetrie, autorizzazioni, permessi, certificati e altre documentazioni pertinenti, eliminando la necessità di cercare manualmente tra  documenti (a volte smarriti). La naturale conseguenza di questo accesso rapido alle informazioni è il raggiungimento di una maggiore efficienza, di una riduzione dei tempi di risposta, e di una certezza delle situazioni giuridiche.
• Riduzione dei costi di stampa e manutenzione: la gestione digitale delle pratiche permette di ridurre i costi legati alla stampa dei documenti e alla manutenzione delle stampanti nel tempo, garantendo un risparmio notevole nel lungo periodo.
• Trasmissione rapida, sicura e tracciabile: le pratiche digitali possono essere inviate e ricevute in modo più rapido e sicuro, con la possibilità di tracciare ogni passaggio del processo grazie all’utilizzo di email o piattaforme digitali, eliminando i lunghi tempi di spedizione postale.
• Ottimizzazione dello spazio fisico: la trasformazione delle pratiche dal formato cartaceo a quello digitale permette di eliminare carta e liberare spazio prezioso negli uffici e negli archivi, migliorando l’organizzazione e rendendo l’ambiente di lavoro più ordinato.
• Automatizzazione dei processi: grazie alla digitalizzazione, molti processi legati alla gestione delle pratiche possono essere automatizzati, riducendo gli errori umani e aumentando la produttività.
• Impatto ambientale ridotto: la digitalizzazione delle pratiche edilizie comporta una significativa riduzione dell’utilizzo di carta e risorse naturali. Gestendo digitalmente i documenti, infatti, viene meno la necessità di stampare e archiviare file cartacei, contribuendo a preservare l’ambiente.
• Conservazione sicura e duratura dei documenti: con un archivio di tutti i documenti in formato digitale non vi è più il rischio che questi si deteriorino o vengano persi nel tempo, come accade invece con i faldoni e i plichi di documenti cartacei.

 

Fasi della Digitalizzazione delle pratiche edilizie

Analisi e definizione degli obiettivi

Il processo ha ovviamente inizio con l’analisi delle pratiche edilizie che si vogliono digitalizzare. Si devono identificare i tipi di documenti, i volumi da trattare, le priorità e le criticità. In questo modo si potrà definire un piano operativo con risorse, tempi e obiettivi, tenendo sempre conto delle normative vigenti, come quelle sulla conservazione digitale e sicurezza dei dati.

Raccolta e preparazione dei documenti

Dopodiché, i documenti cartacei devono essere raccolti e preparati per la scansione. Questo processo potrebbe richiedere un po’ di tempo, considerando che spesso i documenti arrivano da diversi uffici o archivi. Prima di procedere alla scansione, è fondamentale controllare tutti i dati presenti e organizzare per bene i documenti, procedendo a scansionare solo quelli rilevanti ed evitando di digitalizzare materiale obsoleto.

Mappatura dei contenuti digitali

Una volta selezionati i documenti da scansionare, è fondamentale creare una “mappa” dei contenuti digitalizzati, così da andare a organizzare in modo ordinato il nuovo archivio elettronico e facilitare la sua consultazione.

Identificazione delle tecnologie per la digitalizzazione

Devono essere utilizzate tecnologie e apparecchiature avanzate, come scanner piani o rotativi, per adattarsi a documenti di diverse dimensioni e digitalizzare correttamente testi e immagini. I file devono essere salvati in formati non modificabili, come PDF, per garantire l’integrità dei documenti nel tempo.

Dematerializzazione dei documenti

Arriva poi il momento di procedere con la dematerializzazione, ossia la trasformazione di documenti fisici in file digitali. Vanno definiti accuratamente tutti i parametri di scansione, come la risoluzione e il formato, per garantire che i documenti siano leggibili e che vengano ben conservati nel lungo termine. Eventuali errori di scansione devono essere corretti subito, per evitare perdite di informazioni.

Indicizzazione dei documenti

Dopo la dematerializzazione, è essenziale che venga rilasciato un attestato di conformità che certifichi la corrispondenza del documento originale cartaceo con la sua versione digitale, così da garantirne la validità legale. L’attestato deve essere rilasciato da un pubblico ufficiale nel caso di documenti pubblici, e da un notaio nel caso di documenti privati. Ogni documento digitalizzato deve essere poi indicizzato, ossia associato a metadati come il numero di pratica, l’anno o il proprietario, così da facilitarne la ricerca all’interno del sistema di gestione documentale. L’indicizzazione può essere fatta sia manualmente, sia tramite OCR (Optical Character Recognition), che legge e trascrive il testo digitalizzato.

Archiviazione digitale e conservazione

Una volta digitalizzati, i documenti devono essere archiviati all’interno di un sistema gestionale che ne garantisca l’accessibilità, la sicurezza e la conservazione nel tempo. Devono essere rispettate normative come il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). I documenti possono essere conservati in cloud, su server locali o tramite conservazione sostitutiva con firma digitale e marca temporale.

Integrazione con i sistemi informatici

Per migliorare l’efficienza, i documenti digitalizzati andrebbero integrati con i sistemi già esistenti, come software di gestione pratiche edilizie o sistemi GIS (Geographic Information System). Questo permette di automatizzare i flussi di lavoro e di garantire che la condivisione delle informazioni tra diverse piattaforme avvenga in modo sicuro.

Accesso e consultazione online

Grazie alla digitalizzazione, cittadini e amministrazioni possono accedere rapidamente ai documenti tramite appositi portali online. Gli utenti autorizzati possono consultare, scaricare o richiedere modifiche, riducendo i tempi di attesa e migliorando l’efficienza del servizio.

Formazione, monitoraggio e manutenzione

Infine, per assicurare il successo della digitalizzazione, è necessario formare il personale sull’uso dei nuovi strumenti. Il monitoraggio continuo del sistema, la manutenzione dei software e la gestione delle copie di backup garantiscono che il processo rimanga efficace nel lungo periodo.

Il valore probatorio dei documenti digitali nella pubblica amministrazione

Un punto fondamentale del processo di digitalizzazione delle pratiche edilizie è il loro valore probatorio.

Stiamo parlando di documenti che includono autorizzazione e permessi per attività edilizie di costruzione, demolizione o ristrutturazione di immobili, e che quindi devono possedere lo stesso valore legale del loro formato cartaceo.

Secondo quanto stabilito dall’articolo 2702 del Codice Civile, i documenti digitali possono essere equiparati a scritture private e, quindi, avere efficacia legale, purché siano garantiti standard di qualità, integrità e sicurezza.

Affinché un documento digitale abbia valore probatorio, deve essere prodotto e conservato secondo le linee guida stabilite dalla normativa, in particolare per quanto riguarda la firma digitale, che ne garantisce l’autenticità e l’immodificabilità.

Esistono due modalità principali per garantire che il documento digitale abbia contenuto e forma identici al suo originale cartaceo: il raffronto dei documenti, che prevede una comparazione visiva diretta tra le due versioni, e la certificazione di processo, che certifica l’intero ciclo di digitalizzazione, attestando che il documento digitale è una copia fedele e conforme all’originale.

Quest’ultima deve essere rilasciata da un pubblico ufficiale (per documenti pubblici) o da un notaio (per documenti privati), conferendo al documento digitale un valore probatorio privilegiato.

In caso contrario, la certificazione avrà un valore probatorio semplice, ma comunque valido.

Questi passaggi garantiscono che la digitalizzazione non comprometta la validità giuridica delle pratiche edilizie e che possano essere utilizzate come prova legale a tutti gli effetti.

Conclusioni

Dopo aver illustrato uno dei temi prioritari per la riforma del testo unico dell’edilizia, nei prossimi articoli andremo ad approfondire e a sviluppare (con un approccio sistematico e propositivo) l’altro tema di assoluta importanza per lo sviluppo del paese Italia di cui si parla da anni: la costituzione del Fascicolo del fabbricato, mattone indispensabile per costruire le basi per una forma di assoluta conoscenza della storia degli immobili presenti nel territorio italiano.

Vedremo quali sono le difficoltà ad oggi e le criticità applicative della ricerca storica di tali informazioni, al fine di apportare un contributo utile per la redazione del futuro testo unico delle costruzioni.